【東網(wǎng)集萃·干貨】如何成為一個特能溝通的項目管理“老司機(jī)”?
發(fā)布時間： 2016-11-09 10:41:02
所謂溝通，是人與人之間的思想和信息的交換，是將信息由一個人傳遞給另一個人，逐漸廣泛傳播的過程。著名組織管理學(xué)家巴納德認(rèn)為“溝通是把一個組織中的成員聯(lián)系在一起，以實現(xiàn)共同目標(biāo)的手段”。
在項目管理中，專門將溝通管理作為一個知識領(lǐng)域，PMBOOK中也建議項目經(jīng)理要花75%以上時間在溝通上，可見溝通在項目中的重要性。多數(shù)人理解的溝通，就是善于表達(dá)，能說、會說。然而項目管理中的溝通，并不等同于人際交往的溝通技巧，更多的是對溝通的管理。
1、確定溝通目標(biāo)：項目中溝通對象主要為項目干系人，不同干系人需要的信息可能不同，所以在項目啟動時，就要識別所有的項目干系人。以及不同人的不同信息需求，不同人所得到信息拿出來共享交流。
2、制定溝通計劃：溝通對象，需要的信息，信息發(fā)布頻率等都要確定好。
3、執(zhí)行溝通計劃：看上去很簡單，每個項目都可以依模式套用，但實際上很多項目在執(zhí)行中都會出現(xiàn)溝通問題。
4、執(zhí)行過程溝通：可采用多途徑多方式的溝通，例如：正式（報告、備忘錄、項目例會、簡報）；非正式（電子郵件、電話、即興討論）等。整個項目生命周期要審查：誰、什么時候、通過什么形式、需要什么信息、如何存儲和檢索信息。
5、問題溝通：在問題出現(xiàn)時，將問題表達(dá)得準(zhǔn)確、清晰、簡潔是進(jìn)行有效溝通的前提，解決問題的各方進(jìn)行必要的溝通，以對解決問題達(dá)成共識。可形成問題日志用于記錄和監(jiān)督問題的解決進(jìn)度。問題描述、責(zé)任人、解決時間等用來促進(jìn)溝通。
6、里程碑溝通：本階段里程碑匯報、可交付成果狀態(tài)、進(jìn)度情況和已發(fā)生的成本。未完成的需要進(jìn)行調(diào)整，采取行動和開展干預(yù)，生成變更請求，還可梳理下階段工作重點等。
7、項目總結(jié)溝通：項目整個生命周期的總結(jié)，過程資產(chǎn)的提交，經(jīng)驗教訓(xùn)的分享。
管理學(xué)中的“溝通漏斗”理論，相信大家并不陌生，這個理論說的是：假設(shè)你想表達(dá)的內(nèi)容是100%，但與團(tuán)隊成員溝通的時候卻只能講出80%，因為場所干擾、分神等原因，對方聽到的最多只是60%，能聽懂的部分只有40%，真到執(zhí)行時就只剩下20%了。三個月后，信息衰減得有可能只有5%！
“溝通漏斗”呈現(xiàn)的是一種由上至下逐漸減少的趨勢，在工作中團(tuán)隊溝通效率下降的一種現(xiàn)象。在一個團(tuán)隊中，當(dāng)我們的指令就像手中所握的沙子般漏出的時候，最后的執(zhí)行能好嗎？答案顯而易見。為了克服“溝通漏斗”，降低信息在傳遞過程中的損耗，提高執(zhí)行效率，可參考以下五點建議。
1、要點總結(jié)，表達(dá)到位
每一個任務(wù)、目標(biāo)、計劃與指令都是有其要點的，我們要在與團(tuán)隊成員溝通前，清楚這些要點，并在溝通中把要點講清楚。比如這項任務(wù)我們要達(dá)到什么樣的效果，具體要做哪些方面，可能會出現(xiàn)什么問題等等，這些要點都需要提前成形，溝通清楚。
2、工作記錄，聆聽到位
在實際工作中，往往是領(lǐng)導(dǎo)滔滔不絕地講了一大通，下屬能聽懂的內(nèi)容已經(jīng)漏掉了一部分。當(dāng)然這其中有多方面原因，比如外界的一些干擾，下屬因為資歷、理解能力、知識面及技能的局限性，不能完全聽懂。這時，管理者應(yīng)該直擊問題的核心，將大而全的工作安排變?yōu)榫鴾?zhǔn)，同時，下屬也可以通過記錄筆記化繁為簡，記住更多的內(nèi)容。
3、提問討論，理解到位
聽到60%，但是理解只有40%？聽不懂漏掉的20%怎么辦？我們可以通過提問、討論的方式解決?？梢袁F(xiàn)場討論，也可以通過wedo溝通工具、微信群組、即時通訊工具群聊討論，減少溝通層級，發(fā)出各種聲音。通過討論，明確要點、闡明要求，團(tuán)隊成員才能正確的執(zhí)行。
4、監(jiān)督跟蹤，執(zhí)行到位
所有的溝通最終都要落實到行動上，工作效率的高低是衡量溝通效果的唯一標(biāo)準(zhǔn)。這就需要我們在工作中，加強(qiáng)對管理事項的日常督查并使之形成制度化、常態(tài)化，發(fā)現(xiàn)問題及時查原因、定措施，使整個團(tuán)隊的工作循著既定的目標(biāo)前進(jìn)。
5、反復(fù)溝通，認(rèn)識到位
有些管理者認(rèn)為某事已經(jīng)講過了，就沒有更多溝通的必要了，殊不知多種形式的反復(fù)溝通，更利于統(tǒng)一認(rèn)識，將指令及計劃的相關(guān)重點深入到團(tuán)隊成員的內(nèi)心。
1、“我以為”的錯誤：以為溝通過，別人就清楚了；以為沒有反饋，就是沒有意見了。特別是跨部門的溝通，無論是口頭還是書面，更是要注意雙方是否理解一致。有時候太過主觀，認(rèn)為有些東西不說，對方也是知道自己的想法與立場，每個人想法不同，不可能完全猜到對方的心思，只有及時溝通，才能取得好的成效。
2、不敢越級溝通，不敢與高層直接溝通：不少公司的項目經(jīng)理在職能上，一般比部門經(jīng)理要低，所以經(jīng)常出現(xiàn)項目經(jīng)理不敢直接找高層或其它部門經(jīng)理溝通。特別是對跨部門的較為復(fù)雜的項目中，項目經(jīng)理要敢于“管理”公司高層， 就項目問題與高層進(jìn)行直接溝通。可能有部分項目經(jīng)理是擔(dān)心不知如何與高層溝通，因為高層的思維是較發(fā)散和概要的，如果是談解決方案等細(xì)節(jié)問題，估計很難交流，這里也要求項目經(jīng)理要對問題有很好的抽象歸類能力。
3、沒有提前計劃溝通好，造成等人局面：經(jīng)常出現(xiàn)這樣的時候，要確定某個事項，需要幾個負(fù)責(zé)人參加，但因為沒有提前計劃，到時約不到人，結(jié)果推遲等待，無謂的增長滯后時間。實際上，對于難度較大的，至少要提前兩周計劃好，預(yù)約好相關(guān)人員。
1、合理地選擇溝通方式和環(huán)境
可根據(jù)溝通的內(nèi)容判斷場所的大小、是否需要各種必要的設(shè)備（投影儀、麥克風(fēng)、視訊軟件等）、確保溝通場所無噪音及干擾物。
2、正確地安排溝通次序和時間
例如：項目需調(diào)研多部門客戶需求時，應(yīng)考慮溝通的順序，時間的安排，合理的處理將消除項目管理中的人為障礙。
3、適時地營造溝通的氛圍
在項目溝通的開始，就要營造一種保障溝通順利進(jìn)行的友好氛圍。調(diào)整角色，實現(xiàn)零距離溝通，營造信任的氣氛，換位思考，互動交流。
4、不能進(jìn)行超范圍的溝通活動
明確本次溝通的原因、目的、遇到的問題、需要的幫助等。不跑題、不延伸。
5、充分運用信息反饋
充分運用信息反饋是指在溝通過程中， 信息的接受者向信息發(fā)起者做出回應(yīng)的行為。雙方可以以提問、回答的語言形式，也可以用表情、動作等非語言形式。多次的聆聽與交流，有利于減少障礙和誤解的產(chǎn)生，能夠及時地反饋項目進(jìn)行過程中的問題與風(fēng)險。
溝通管理也是要付出代價的， 如果因過度的溝通工作或繁雜的文檔規(guī)定使項目管理工作效率低下，那將是得不償失的。因此，溝通工作的時機(jī)與頻率的把握至關(guān)重要，一切要以必要原則為準(zhǔn)繩，在項目關(guān)鍵環(huán)節(jié)工作結(jié)束、出現(xiàn)問題時、統(tǒng)一目標(biāo)時等必要問題的時間開展。信息的產(chǎn)生、傳遞與接收就是為使項目得到順利進(jìn)行，溝通的及時可以使項目中出現(xiàn)的問題盡快得到解決，項目得以持續(xù)進(jìn)行，這也是關(guān)系項目目標(biāo)能夠?qū)崿F(xiàn)的重要保障。通過大量的信息溝通，找出項目管理的問題及解決問題，制訂政策并控制評價結(jié)果，以確保項目的順利交付。
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